作業日報は、「何を・どれだけ・何が止まったか・次の人へのお願い」が分かれば十分です。そのまま使えるひな形と、よくない例・よい例、書くときのコツを図でまとめました。
1. 作業日報は何のために書くのか
次の勤務の人が設備や作業の今の状態を知る「引き継ぎ」、何をいくつ作ったかの「生産の記録」、止まった時間や不良の数を続けて見て変化に気づく「早めの発見」、止まった原因がたまって直す所が見える「改善の材料」。この4つの役目があります。
2. ひな形（5つの項目）
会社の様式があればそちらに合わせます。どの様式でも、この5つが入っていれば引き継ぎで困りません。
3. よくない例とよい例
「特に問題なし」だけでは、何をいくつ作ったか、止まった時間があったかが残りません。
検査工程の例：外観検査で品番B-305を800個検査。合格792個、不良8個（キズ5個、打痕3個）。キズは午後のロットに多かった。午後のロットのキズについて、前工程に確認をお願いします。
4. 書くときの5つのコツ
数字で書く、止まった時間は「何時から何分」、分からないときは「原因調査中」、連絡事項は依頼の形で、毎日同じ順番で。この5つで、読む人がすぐに探せて、前の日との違いにも気づけます。
5. 短いメモから、作業日報の下書きに
「2号機 プレス A-120 1200個 10時 材料待ち15分 金型 点検お願い」のような短いメモや、話した言葉から、てますい 記録当番が作業日報の下書きを数秒で作ります。品番・ロット番号・数量は入れたとおりに書き、合計を勝手に計算しません。最後は現場の方が確かめます。
あわせて読みたいコラム：ヒヤリハット報告書の書き方と例文／外国籍の職員の記録をどう助けるか