ヒヤリハット報告書は、「場面・起きかけたこと・気づいたきっかけ・考えられる要因・再発防止策」の5つを埋めれば書けます。だれかを責めるための紙ではなく、同じことが起きない仕組みを作るために書きます。
1. ヒヤリハットとは
事故にはならなかったけれど「ヒヤリ」「ハッ」とした出来事です。「別の方の食事を出しかけた」「フォークリフトが人に近づいた」など。1件の大きな事故の裏には、29件の小さな事故と300件のヒヤリハットがあると言われます（ハインリッヒの法則）。ヒヤリハットのうちに手を打てば、大きな事故を防ぐ手がかりになります。
2. 書く項目は5つ
職場に決まった様式があればそちらに合わせます。どの様式でも、この5つが入っていればまず困りません。
3. よくない例とよい例（介護）
「気をつけます」だけでは、何が・なぜ・次にどうするかが分からず、ほかの職員が同じことを防げません。
4. 工場の例
工場でも同じ5つです。要因は「人・手順・環境・道具」の面から分けて書くと、仕組みで防ぐ案が出やすくなります。
場所・作業：出荷場、フォークリフトで積み込み中。起きかけたこと：バックしたとき、後ろを歩いていた人に1mくらいまで近づいた。気づいたきっかけ：歩いていた本人が声をかけてくれて止まった。考えられる要因：バックするときの後ろの確認が足りなかった（手順）。フォークリフトと人の通り道が重なっていた（環境）。再発防止策：通路に歩行帯の線を引く。バックの前に一度止まって、後ろを目で確かめる。
5. 書くときの4つのコツ
「不注意だった」で終わらせず、手順・場所・道具・時間帯のどれが関わっていたかを書きます。その場では短いメモで十分で、清書はあとでまとめます。
6. 短いメモから、5項目の形に
てますい 記録当番は、場面や起きかけたことを短く入れるだけで、ヒヤリハット報告書の下書きを5つの項目の形で作ります。話して入れることもできます。入力にない要因や対策は「（案）」と付けて控えめに書き、最後の判断は職員が行います。
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