紹介状、検査の結果、薬局や施設からの連絡。クリニックには毎日、FAX や郵送の紙が届きます。その仕分けを自動化する方法と進め方を、在宅医療の法人での事例をもとにご紹介します。
1. FAX の仕分けを自動化する3つの方法
方法は大きく3つです。クリニックに届く書類は様式がばらばらなため、事例では3つ目の「生成 AI で読み取る」方法で仕組みを作りました。
2. まず、いまの紙の流れを数える
何枚届き、どこから来て、だれが何分かけているか。数えると、自動化の効果を先に見積もれます。
3. 読むのは AI、決めるのは人
AI は書類から氏名・日付・書類の種類を読み取ります。どの患者様のカルテに保存するか判別が難しいものは、担当者が決めます。
4. 取りこぼしを防ぐ2つの仕組み
自動化の運用で大切なのは、保存の漏れを早く検知できる仕組みを整えることです。
5. 安全のための3つの約束
書類には患者様の情報が含まれます。仕組みを作る前に、次の3つを決めます。
6. 事例の数字
在宅医療の法人では、1か月に約5,000枚の紙を自動で処理した実績があります。
時間の数字は、1枚あたりの仕分けの時間をもとにした試算です。くわしい流れは、関連する実績（医療の FAX・スキャンの仕分けを AI で自動化した事例）をご覧ください。
自院の FAX の仕分けも、自動化できるか確かめてみませんか
無料の業務の棚卸しで、届く紙の量と流れを一緒に確認し、自動化できる範囲をご提案します。医療機関のご支援は「関連するご支援を見る」からご覧いただけます。