地域連携室には、診療所や施設から紹介状・照会の FAX が毎日届きます。紙を見ながら受付台帳に送り元・患者様のお名前・生年月日・用件を書き写すのは、時間がかかるうえに写し間違いも起きやすい作業です。台帳の回し方の工夫と、書き写しそのものを減らす方法をまとめました。
1. どこで手間と間違いが起きるのか
FAX は字がかすれたり手書きだったりして読むだけで時間がかかり、お名前の漢字や生年月日は1文字違うだけで別の方になります。誰が受けて返事をしたかも追いにくく、返書を書くときにまた宛先を書き直しています。
2. 受付台帳の項目のひな形
台帳の列をそろえておくと、誰が入れても同じ形になり、探すのも楽になります。
3. 今日からできる4つの工夫
届いた紙に受付番号を振る、お名前と生年月日だけは2人で見比べる、「状況」の列を決まった言葉から選ぶ形にする、処理済みの紙と未処理の紙の保管場所を分ける。全部を二重に確かめるより、続けやすくなります。
4. 撮るだけで一覧に
てますい 仕分け当番では、届いた紹介状・FAX をタブレットで撮るか PDF を選ぶだけで、AI が送り元・患者様のお名前・生年月日・希望の科・用件を読み取ります。お名前と生年月日は2回読み、1文字でも違えば「要確認」の印。人が紙と見比べて「一覧に入れる」を押したものだけが一覧に入り、読み取った画像は残しません。一覧からは、宛先が入った状態で返書の下書きに進めます。
AI の読み取りは間違えることがあります。「要確認」の印がなくても、お名前と生年月日は紙と見比べてください。1回に読めるのは1人分で、何人分かがまとまって届いた FAX の切り分けには対応していません。病院の正式な記録は、これまでどおり電子カルテや病院の台帳に残します。
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